Daten und Datenschutz

Was Vereinly mit den Daten Ihres Vereins und seiner Mitglieder macht: wer sie sieht, was öffentlich ist, wie Sie sie wieder herausbekommen und was beim Löschen passiert.

Dieses Kapitel beschreibt, wie die Software arbeitet. Es ist keine Datenschutzerklärung. Verbindlich sind allein die Texte unter Datenschutzerklärung, AGB und Impressum. Wo beides auseinandergeht, gelten die Rechtstexte.

Wer was entscheidet

Im Produkt entscheidet der Verein, welche Daten er über seine Mitglieder führt, wer im Vorstand worauf Zugriff hat und was stehen bleibt. Vereinly stellt die Software bereit und nimmt dem Verein keine dieser Entscheidungen ab.

Wie sich die Rollen nach Datenschutzrecht zwischen dem Verein und Vereinly verteilen, steht nicht in diesem Kapitel, sondern in der Datenschutzerklärung und in den AGB.

Alles, was zum eigenen Konto gehört, erledigt jede Person selbst, ohne den Vorstand zu fragen: Adresse ändern, Foto tauschen, das Konto löschen.

Welche Daten anfallen

Vier Schichten, die im Produkt an verschiedenen Orten liegen:

Konto: E-Mail-Adresse, Anzeigename und ob die Adresse bestätigt ist. Das Passwort wird nicht gespeichert, nur sein kryptografischer Fingerabdruck.
Profil: Anrede, Name, Geburtsdatum, Telefon, Adresse, IBAN und Profilbild. Das Profil gehört der Person und ist in allen ihren Vereinen dasselbe.
Mitgliedschaft, einmal pro Verein: Status, Eintritts- und Austrittsdatum, Kategorie, Stimmgruppe, Rollen, Mitgliedsnummer, Rechnungsadresse und die interne Notiz der Verwaltung.
Inhalte: Termine und Zusagen, Beiträge, Dokumente, Rechnungen, Buchungen, Protokolle. Sie gehören dem Verein, nicht der Person, die sie erfasst hat.

Dazu kommt das Nötigste für die Sicherheit: fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden gezählt, damit ein Konto nach zu vielen Versuchen für kurze Zeit gesperrt wird.

Ein Konto, mehrere Vereine

Eine Person hat ein Konto, auch wenn sie in drei Vereinen mitmacht. Das Profil ist überall dasselbe, die Mitgliedschaft ist pro Verein eine eigene. Ein Verein sieht nur seine eigene: dass jemand noch anderswo mitsingt oder turnt, erfährt er von Vereinly nicht. Diese Freigabe ist ausgeschaltet, solange sie niemand setzt.

Wer was sieht

Die Trennung zwischen den Vereinen sitzt in der Datenbank selbst und nicht bloss in der Oberfläche. Eine Anfrage bekommt die Daten des Vereins, in dem Sie gerade angemeldet sind, und keine anderen.
Innerhalb des Vereins entscheidet die Rolle. Wer keine Rechte für die Kasse hat, sieht keine Rechnungen. Was die Rollen dürfen, steht unter Rollen zuweisen.
Die interne Notiz an einer Mitgliedschaft sieht nur, wer Mitglieder verwalten darf. Sie geht nie an das Mitglied selbst zurück.
Dokumente sind entweder für alle Mitglieder oder für eine Stimmgruppe da. Ein Dokument einer fremden Gruppe erscheint nicht einmal mit dem Titel in der Liste, siehe Wer sieht was.

Nehmen Sie jemandem ein Recht weg, greift das erst mit der nächsten Anmeldung. Wer gerade eingeloggt ist, arbeitet bis dahin mit den alten Rechten weiter.

Was öffentlich ist

Öffentlich ist nur, was der Verein ausdrücklich öffentlich stellt: das Vereinsprofil, die als öffentlich markierten Termine, die von Vereinly gehostete Vereins-Website und die Widgets auf einer fremden Seite. Alles andere braucht eine Anmeldung.

Für das öffentliche Mitgliederverzeichnis gilt der umgekehrte Weg: dort steht niemand, solange die Freigabe für ihn nicht gesetzt ist. Ein Vorstand kann sie nicht stellvertretend setzen.

E-Mails

Vereinly verschickt Einladungen, die Bestätigung einer Adresse, den Link zum Zurücksetzen des Passworts, Rechnungen, Erinnerungen an Termine und Aufgaben sowie die Rundmail des Vereins.

Die Rundmail lässt sich pro Verein abbestellen: wer im Chor mitlesen und in der Verbindung nicht behelligt werden will, stellt genau das ein. Einladung, Rechnung und Adressbestätigung gehören zur Mitgliedschaft und laufen weiter.

Daten mitnehmen

Was heute auf Knopfdruck aus dem Verein herausgeht:

die Mitgliederliste als CSV-Datei, für alle, die Mitglieder verwalten dürfen
der Jahresabschluss als PDF oder CSV, siehe Jahresabschluss
das Protokoll einer Versammlung als Dokument
die eigenen Termine als Kalender-Abo für Handy und Laptop

Einen Knopf, der alles zu einer einzelnen Person in einer Datei ausgibt, gibt es heute nicht. Wer eine Auskunft über seine Daten braucht, meldet sich bei seinem Verein oder bei uns über Kontakt.

Wie lange Daten bleiben

Vereinly löscht nichts von sich aus. Es gibt keine Frist, nach der ein Termin oder eine Mitgliedschaft automatisch verschwindet: gelöscht wird, was jemand löscht.

Austritt: das Mitglied verliert den Zugang, die Mitgliedschaft bleibt mit Austrittsdatum in der Historie stehen.
Buchhaltung: Rechnungen und Buchungen bleiben, auch wenn die Person weg ist. Wie lange ein Verein sie aufbewahren muss, gibt das Gesetz vor und nicht Vereinly.
Konto löschen: der einzige Weg, der die persönlichen Daten wirklich entfernt. Was dabei geschieht, steht im nächsten Kapitel.

Wenn etwas passiert

Fällt Ihnen etwas auf, das nach einer Datenpanne aussieht, oder sehen Sie Daten, die Sie nicht sehen sollten: melden Sie es uns über Kontakt, und informieren Sie den Vorstand Ihres Vereins. Je genauer die Beschreibung, desto schneller lässt sich der Weg nachvollziehen.