Mitglieder verwalten

Die Mitgliederliste ist die Grundlage für fast alles andere: Beiträge, Anwesenheit, Mitteilungen. Je sauberer sie gepflegt ist, desto weniger Arbeit machen die übrigen Module.

Die Liste

Unter Mitglieder steht der gesamte Bestand mit Name, Kategorie, Stimmgruppe, Rollen, Eintrittsdatum und Status. Filtern lässt sich nach Kategorie, Stimmgruppe und Status; die Suche greift auf Namen und E-Mail-Adressen.

Status

Aktiv: reguläres Mitglied
Ausstehend: eingeladen, hat den Link aber noch nicht angenommen
Suspendiert: vorübergehend pausiert, etwa während eines Auslandsemesters. Bleibt in der Liste, zählt aber nicht als aktiv.
Ausgetreten: aus dem Verein raus, die Historie bleibt erhalten

Einladen

Über Mitglied einladen geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, wahlweise mit Kategorie und Rolle. Die Person bekommt einen Link, setzt ihr Passwort und ist im Verein. Für mehrere auf einmal gibt es Einladungen versenden.

Solange eine Einladung offen ist, steht das Mitglied auf Ausstehend und lässt sich erneut anschreiben. Wer die E-Mail nicht findet, sollte zuerst im Spam-Ordner nachsehen.

Kategorien

Kategorien beschreiben die Art der Mitgliedschaft: Aktiv, Passiv, Ehrenmitglied, Jungmitglied. Sie legen sie unter Einstellungen an und bestimmen die Reihenfolge selbst.

Der Beitragslauf hängt an diesen Kategorien: Sie bestimmen pro Kategorie, wie viel bezahlt wird. Ehrenmitglieder lassen sich damit sauber von der Rechnung ausnehmen, ohne sie aus der Liste zu werfen.

Stimmgruppen

Chöre teilen sich in Sopran, Alt, Tenor und Bass. Auch die pflegen Sie unter Einstellungen, jedes Mitglied gehört zu höchstens einer. Das zahlt sich an drei Stellen aus: Noten lassen sich pro Stimmgruppe ablegen, Mitteilungen gezielt an eine Gruppe schicken, und die Anwesenheit ist nach Stimmen auswertbar.

Andere Vereinsarten nennen dasselbe anders, etwa Riegen oder Sektionen. Die Funktion bleibt dieselbe.

Rollen zuweisen

In der Zeile eines Mitglieds weisen Sie Rollen zu oder entziehen sie. Eine Person kann mehrere tragen, die Rechte addieren sich. Was die Systemrollen dürfen, steht in Erste Schritte.

Neue Rechte greifen erst nach der nächsten Anmeldung. Wenn jemand meldet, er sehe den neuen Bereich nicht: einmal ab- und wieder anmelden.

Rundmail: wer darf senden

Eine Rundmail geht im Namen einer einzelnen Person an die Mitglieder: die Empfänger lesen „Theo Muster (AV Xyz)“ als Absender und antworten direkt an Theo. Damit sie im Bereich Nachrichten erscheint, braucht es zweierlei.

Erstens das Modul: unter Einstellungen, Module den Eintrag Newsletter und Rundmail einschalten. Neue Vereine starten schlank, das Modul ist dort zuerst aus.

Zweitens das Recht. Administratorinnen und Administratoren dürfen es ohnehin. Soll auch der Aktuar senden, ohne sonst alles zu dürfen: unter Einstellungen, Rollen & Rechte eine eigene Rolle anlegen, etwa „Aktuar“, dort das Recht Posts / Newsletter / Rundmail / Chat schreiben ankreuzen und die Rolle dem Mitglied zuweisen.

Wer keine Rundmail möchte, schaltet sie im eigenen Profil unter Benachrichtigungen pro Verein ab. Einladungen, Rechnungen und Bestätigungen kommen weiterhin, sie hängen nicht an diesem Schalter.

Auch hier gilt: das neue Recht greift erst nach der nächsten Anmeldung. Wer die Rolle gerade bekommen hat und den Knopf nicht sieht, meldet sich einmal ab und wieder an.

Was Mitglieder selbst pflegen

Adresse, Telefonnummer und Foto ändern Mitglieder in ihrem Profil selbst. Das erspart dem Vorstand die Pflegearbeit und hält die Daten aktueller, als eine jährliche Umfrage es könnte. Ob jemand im öffentlichen Verzeichnis auftaucht, entscheidet er ebenfalls selbst.

Austritte

Beim Austritt setzen Sie den Status auf Ausgetreten. Das Mitglied verliert den Zugang, bleibt aber in der Historie: Rechnungen, Anwesenheiten und Buchungen der Vergangenheit bleiben nachvollziehbar. Die persönlichen Daten löscht die Person selbst, indem sie ihr Konto löscht. Ein Vorstand kann das nicht für sie tun.

Mitgliederlimit

Jeder Tarif hat eine Obergrenze. Ist sie erreicht, lassen sich keine weiteren Mitglieder aufnehmen, bis Sie in den nächsten Tarif wechseln. Bestehende Mitglieder bleiben davon unberührt. Den aktuellen Stand sehen Sie unter Abo.