Dokumente & Noten

Statuten, Protokolle, Jahresprogramme und Noten liegen an einem Ort statt in einem Mail-Verlauf von vor zwei Jahren. Der Bereich hat drei Register: Dokumente, Noten & Repertoire und Ressourcen.

Dateien hochladen und ordnen

Hochladen darf jedes Mitglied, das die Ablage sehen darf: das Foto vom Vereinsausflug oder das unterschriebene Formular muss niemand dem Vorstand mailen. Wo eine Datei hingehört, also Ordner und Sichtbarkeit, ordnet der Vorstand ein. Beim Hochladen geben Sie einen Titel an, der Dateiname wird als Vorschlag übernommen.

Ordner sind echte Ordner und dürfen ineinander liegen, etwa „Protokolle“ und darin „2025“. Sie legen einen über ＋ Ordner an, benennen ihn später um oder verschieben ihn, und ein Ordner darf auch leer bleiben, bis die erste Datei kommt. Denselben Namen zweimal auf derselben Ebene lässt das System nicht zu, damit nicht irgendwann „Protokolle“ neben „protokolle“ steht.

Über der Tabelle steht, wo Sie gerade sind, und ein Klick auf ein Glied dieser Zeile bringt Sie zurück nach oben. Die Suche daneben sucht bewusst in der ganzen Ablage, nicht nur im offenen Ordner: sonst müsste man vorher wissen, wo etwas liegt.

Titel, Ordner und Sichtbarkeit lassen sich jederzeit über Bearbeiten ändern. Ein Tippfehler im Titel bedeutet also nicht, dass Sie die Datei löschen und neu hochladen müssen. Löschen steht im selben Fenster ganz unten, hinter einer Rückfrage. Einen Ordner zu löschen entfernt seine Unterordner, die Dateien darin bleiben und liegen danach wieder in der Ablage.

Welche Dateien gehen

• PDF
• Bilder: PNG, JPEG, GIF, WebP
• Audio: MP3, M4A, etwa Übe-Aufnahmen je Stimme

Höchstens 10 MB pro Datei. Word- und Excel-Dateien nimmt das System bewusst nicht an: speichern Sie sie als PDF, dann kann jedes Mitglied sie ohne Office öffnen. PDF und Bilder lassen sich über Ansehen direkt im Browser öffnen, ohne den Umweg über den Download.

Wie viel Platz der Verein schon belegt, steht über der Liste. Das Kontingent hängt am Tarif; wird es knapp, erscheint dort ein Hinweis, bevor der erste Upload scheitert.

Wer sieht was

• Mitglieder: alle aktiven Mitglieder des Vereins. Das ist der Normalfall für Statuten, Protokolle und Jahresprogramme.
• Stimmgruppe: nur die gewählte Gruppe. Gedacht für Stimmauszüge, die für die anderen ohnehin nur Ballast wären.

Ein Dokument einer fremden Stimmgruppe erscheint gar nicht erst in der Liste, nicht einmal mit Titel. Wer verwalten darf, sieht dagegen den ganzen Bestand, sonst liesse sich ein Stimmauszug nicht mehr pflegen. Stimmgruppen legen Sie unter Mitglieder an.

Noten und Stimmen

Im Register Noten & Repertoire erfassen Sie die Stücke: Titel, Komponist, Schwierigkeit und eine Notiz für Tonart, Besetzung oder Anlass. Über Noten & Proben hängen Sie an ein Stück die Dokumente, die Sie vorher hochgeladen haben.

Beim Verknüpfen wählen Sie optional eine Stimmgruppe. Genau das macht den Unterschied für die Mitglieder: Sie sehen unter einem Stück ihre eigene Stimme und die Auszüge, die für alle gelten, nicht die drei anderen Stimmen. Ist ein Dokument selbst auf eine Stimmgruppe beschränkt, übernimmt die Verknüpfung diese Gruppe automatisch.

Eine verknüpfte Stimme lässt sich über Ansehen direkt im Dashboard aufschlagen, PDF wie Bild, ohne sie vorher herunterzuladen. Am Tablet auf dem Notenständer ist das der übliche Weg; herunterladen können Sie sie daneben weiterhin.

Ausserdem ordnen Sie ein Stück den kommenden Proben zu. So steht am Stück, wann es geprobt wird. Ein Stück löschen Sie über Bearbeiten ganz unten. Die verknüpften Noten bleiben dabei unter Dokumente erhalten, nur die Zuordnung geht verloren.

Räume und Instrumente reservieren

Unter Ressourcen legen Verwalter an, was buchbar ist: Probelokal, Flügel, Beamer. Reservieren darf danach jedes Mitglied, dafür braucht es keine besondere Rolle.

Die Wochenansicht zeigt, was belegt ist und was frei. Ein Klick auf eine freie Stelle öffnet das Formular mit der passenden Zeit. Überschneidet sich Ihr Zeitraum mit einer bestehenden Reservation, wird er abgelehnt und Sie sehen, wer den Raum hat. Direkt anschliessende Zeiten sind erlaubt: die Reservation von 19:30 bis 21:30 blockiert die nächste ab 21:30 nicht.

Für wöchentliche Proben gibt es die Wiederholung: Sie geben die Anzahl Wochen an, und belegte Termine werden übersprungen statt die ganze Serie abzubrechen. Am Ende steht, was angelegt und was übersprungen wurde.

Stornieren können Sie Ihre eigenen Reservationen. Wer Ressourcen verwalten darf, kann jede stornieren, etwa wenn ein Mitglied sich vertan hat.

Beim Anlegen eines Termins können Sie den Raum gleich mitreservieren, dann müssen Sie nicht zweimal dasselbe eintippen. Der Termin wird auch dann gespeichert, wenn der Raum zu dieser Zeit schon belegt ist; Sie bekommen einen Hinweis und können sich um den Raum separat kümmern.